Evaluación
Control Interno
Los
auditores independientes ya sean privados o gubernamentales deben comprender un
plan de organización de todos los métodos y procedimientos que en forma
coordinada se adopten a la compañía o negocio.
Revisar
el sistema de control interno contable es adecuado para salvaguardar los
activos, verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera.
Unas
de las responsabilidades normales atribuida a los auditores internos es la de
designar, implementar, revisar y probar el sistema de control interno de su
empresa.
Ya
que si el sistema de control interno contable es adecuado, la posibilidad de
que se encuentre algún fraude u otros errores existan, será poco probable que
se den en realidad.
La evaluación del control Interno, es la
comprobación del adecuado funcionamiento de los componentes del control
interno:
·
El
ambiente de control,
·
La
evaluación de riesgo
·
Las
actividades de control
·
Los
sistemas de información y comunicación
·
La
supervisión y
·
Seguimiento
del sistema de control interno
Estos
componentes le ayudaran al auditor para que establezca el grado de confianza y
defina los criterios que guiaran la ejecución del trabajo de auditoria.
Objetivos
del Control Interno
- La
protección de los intereses de la organización; incluyendo la indicación
de las deficiencias para proporcionar la base de una acción correctiva
adecuada.
- Evaluar
si los componentes del control interno proporcionan una seguridad
razonable con eficiencia, eficacia y economía.
- Identificar
posibles aéreas críticas o de riesgo, para realizar un examen profundo de
las mismas, identificar las causas y presentar recomendaciones que
permitan fortalecer el control interno, eliminando las causas de las
debilidades encontradas y potenciales riesgos.
Clasificación
del Control Interno
Depende
de los objetivos estratégicos, operativos, de información y de cumplimiento,
derivado de éstos el control interno puede ser clasificado en:
- Control
Interno Administrativo
- Control
Interno Financiero
- Control
Interno Previo
- Control
Interno Concomitante
- Control
Interno Posterior
- Documentación
del Control Interno
Responsables
del Control Interno
Para
que una auditoría alcance sistema de control interno contable altamente efectivo
los auditores deberán cumplir con los siguientes:
- Una
persona no debe tener a su cargo una operación completa.
- La
responsabilidad para el desempeño de cada obligación debe ser fija en cada
persona.
- Deben
usarse pruebas de exactitud.
- Entregar
las instrucciones deben darse por escrito.
- Utilizar
dispositivos de prueba al mecanizar la contabilidad.
Por
lo tanto los responsables directos del Control Interno son:
ü Director de Auditoría Interna
El Director debe velar
porque la plantificación específica de la auditoría se elabore el programa para
la evaluación del control interno, y que la misma se realice.
ü Supervisor
El supervisor debe de
dar seguimiento oportuno y permanente durante la ejecución del trabajo, así
mismo velar porque se cumpla con el alcance, los procedimientos y el trabajo a
desarrollar establecidos en el programa de auditoría para la evaluación del
control interno.
ü Auditores Gubernamentales
Son responsables de
entender y comprender el alcance y procedimientos establecidos en el programa
de auditoría, para realizar la evaluación del control interno por medio de las
pruebas de cumplimiento utilizando la metodología aprobada.
Así mismo, deberán
documentar con evidencia suficiente, competente y pertinente, los
incumplimientos o desviaciones encontradas, para considerar su inclusión como
hallazgo en el informe de auditoría.
Procedimiento
En El Control Interno
Obtenida la comprensión del control interno a través
de la evaluación preliminar en la fase de planificación, se procede a verificar
si los procedimientos de control conocidos que se han implementado y estén
operando eficientemente para alcanzar los siguientes objetivos:
·
Salvaguardar Sus Activos
·
Asegurar La Confiabilidad y Exactitud de la
Información Administrativa y Contable.
·
Asegurar El Cumplimiento de las Normativas Aplicables
Esto nos ayudara a promover la eficiencia operativa, para ello debe
aplicar pruebas de cumplimiento, para probar que efectivamente se aplican los
procedimientos previstos que permitirán determinar la confiabilidad del control
interno de la entidad.
Programa
de Auditoria
Las pruebas de cumplimiento que se aplicaran para
evaluar el control interno deben describirse en los programas de auditoría.
Como resultado de esta evaluación, el auditor debe concluir si los
procedimientos de control de la entidad, son suficiente y están operando en
forma efectiva, para alcanzar los objetivos descritos.
Áreas
a Evaluar
Las áreas a evaluar deben estar totalmente de acuerdo
con las definidas en el memorando de planificación.
Técnicas
y procedimiento
Para una adecuada elaboración de los programas de
auditoría, se deben identificar y seleccionar las técnicas y procedimientos que
mejor cumplan los objetivos de todos los programas: obtener evidencia
suficiente, competente y pertinente, de acuerdo a la naturaleza, objetivos y
alcances de la auditoria este es un proceso en la cual el auditor debe emplear
su criterio profesional y experiencia, por su parte, el supervisor debe
asesorar y apoyar a los auditores, para aplicar los mejores criterios, es
necesario analizar los siguientes componentes de las entidades.
Componentes de Toda Gestión
Para obtener una seguridad razonable de lo que los
procedimientos de control establecido, se cumplen según las funciones y los
procesos que se desarrollaran dentro de las siguientes información, el auditor
debe evaluar los tres componentes, los cuales existen dentro de la
organización:
·
Nivel gerencia
·
Nivel de asesoraría y apoyo
·
Nivel operativo
Alcance
El
auditor, basándose en la evaluación preliminar del control interno y en su
experiencia y criterio profesional, establecerá el alcance de la evaluación
(Toda entidad, plan, programa, actividad, proyecto u operación) de acuerdo a la
naturaleza del trabajo, que le permite identificar posible áreas críticas,
tomando en cuenta los objetivos siguiente:
1) Determinar la capacidad de revisión,
autocontrol y rectificación de la gestión y la incidencia de esa capacidad en
el cumplimiento de la misión y en el logro de los objetivos.
2) Identificar y jerarquizar las aéreas que
se consideren como críticas en su desempeño.
3) Identificar variables e indicadores
existentes o necesarios para controlar y evaluar el sistema de control interno.
Selección de las aéreas y
Sub-área a evaluar:
A
partir de los datos e información recabados y analizados acerca de la
organización y la experiencia y juicio profesional del auditor, se procede a la
selección de las áreas y sub-área a evaluar, considerando para ellos los
componentes estructurales y funcionales de los sistemas de control interno, se
identifican si tienen importancia relativa en el desempeño organizacional y por
tal razón podrían ser analizados en su totalidad, sin embargo, esto dependerá
del alcance que se le asigne a la evaluación, con los procesos sustantivos de
la entidad, plan, programa, proyecto, actividad, unidad, o proceso.
Operaciones financieras:
Examen
y prueba de los sistemas integrados, registros de las operaciones, documentos y
procedimiento que generan la información financiera para determinar:
1) Si los registros y controles sobre los
ingresos, costos, gastos, activos y pasivos, son adecuados.
2) Si los estados financieros son
confiables, se presentan en forma razonable y oportuna de acuerdo a principios
de contabilidad generalmente aceptada, políticas y criterios de los sistemas
integrados y otras normas.
Operaciones Administrativas:
Examen
y prueba de los registros y documentos que tiene relación con la administración
del personal, y los procesos de decisión y otros para determinar:
1) Duplicación
defunciones o ejecución de labores de poca importancia
2) Personal
inadecuado a las funciones y autoridad asignadas
3) Procedimientos
no observados, ineficaces o costosos y riesgos asociados.
Operaciones especiales:
Identificación
y análisis de programas especiales o pocos frecuentes del ente público, con el
objeto de verificar, si:
1) El diseño o implementación del programa
o proyecto es producto de unas necesidades reales y actuales.
2) Se logran los resultados, dentro de los
objetivos planificados y su costo es razonable frente a los beneficios
alcanzados.
3) Es una necesidad permanente y tiene
éxito en el ambiente que se desarrolla.
Periodo de evaluación:
De
acuerdo con la complejidad y magnitud del ente público, se establecerán los
periodos de evaluación con base en los siguientes criterios:
Evaluación
de procedimientos, funciones y decisiones: Se trabajara sobre los últimos tres
meses, los resultados pueden originar que:
1) En caso de irregularidades, se extienda
la evaluación has que se obtengan las evidencias necesarias para sustentar las
acciones legales.
2) En caso de debilidades, se propongan
alternativas para eliminar sus causas y contrarrestar cualquier posibilidad de
errores o menoscabo del patrimonio del ente público.
Revisión
de cuentas: Se revisaran las cuentas de balance, proyectos o fondos
específicos, el periodo de evaluación será, a partir de la última evaluación
Proceso
de evaluación:
El
proceso de evaluación del control interno se desarrollará en tres fases:
Familiarización y
planificación:
Servirá de
base para la evaluación preliminar de control interno, por lo que los objetivos
de evaluación del control interno, deberán establecerse en cada programa de
auditoría, según el área o cuenta sujeta a examen. Para cada fase de este
proceso existe la guía de auditoría correspondiente.
Ejecución de la evaluación:
La evaluación
del control interno se basa esencialmente en el desarrollo de todo lo
considerado en la planeación, así:
·
Determinación de los procedimientos de control vigentes
Determinar cómo se llevan a cabo las
operaciones relacionadas con la segregación de funciones de: autorización,
registro, custodia, así como el, diseño y uso de documentos, seguridad
apropiada para acceso y uso de bienes, etc.
·
Determinación de los objetivos de control interno
En esta parte se deberá determinar los
objetivos específicos de los procesos de control en vigencia, para comprobar si
los procedimientos permiten alcanzar dichos objetivos.
·
Aplicación de pruebas
Para verificar la aplicación de los
procedimientos, políticas, normas y disposiciones legales, deberá aplicar
pruebas de cumplimiento
·
Determinación de áreas fuertes y débiles
Con base en los resultados de las
pruebas practicadas, se identificarán las áreas fuertes para promover su
extensión a otras operaciones similares, y en las débiles se presentarán las
recomendaciones necesarias para fortalecer los controles internos.
·
Determinación de tipos de evidencias
Antes de incluir un hallazgo en el
informe, se debe establecer el tipo y calidad de evidencia necesaria para
sustentar los comentarios relacionados con el área examinada.
Comunicación de Resultados:
Constituye el
resultado de la evaluación del control interno, por lo que las desviaciones que
se establezcan deben informarse oportunamente. El momento de la comunicación,
puede ser:
·
Durante
la evaluación
Al establecer una situación irregular
antes de concluir la evaluación, deberá comunicar a la máxima autoridad, a
través de un memorando, al cual hará referencia en el informe final.
·
Informe
final de evaluación
Los resultados del examen los debe hacer
constar en el informe final.
Metodos de Evaluacion del Control Interno
Métodos
de Evaluación del Control Interno Existen tres métodos que se consideran
herramientas importantes para examinar cada uno de los rubros que sean objeto
de evaluación, los que se describen a continuación:
Método descriptivo o
narrativo: Consiste
en la descripción de las actividades y procedimientos utilizados por el
personal en las diversas unidades administrativas, que hace referencia a los
sistemas o registros contables relacionados con esas actividades y
procedimientos. La información se obtiene y se prepara según lo considere
conveniente el auditor interno; por funciones, por departamentos, por algún
proceso que se adecúe a las circunstancias. Tiene como ventajas y desventajas
las siguientes:
Método de cuestionario: Consiste en la evaluación en base
a preguntas, las cuales deben ser contestadas por parte de los responsables de
las distintas áreas sujetas a evaluación. Por medio de las respuestas
obtenidas, el auditor conseguirá evidencia que ayude a determinar si los
controles operan tal como fueron diseñados. La aplicación de cuestionario
ayudará a determinar las áreas críticas de una manera uniforme y confiable.
