FASE DE EJECUCION (Evaluación Control Interno)

Evaluación Control Interno

Los auditores independientes ya sean privados o gubernamentales deben comprender un plan de organización de todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adopten a la compañía o negocio.

Revisar el sistema de control interno contable es adecuado para salvaguardar los activos, verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera.

Unas de las responsabilidades normales atribuida a los auditores internos es la de designar, implementar, revisar y probar el sistema de control interno de su empresa.

Ya que si el sistema de control interno contable es adecuado, la posibilidad de que se encuentre algún fraude u otros errores existan, será poco probable que se den en realidad.

 La evaluación del control Interno, es la comprobación del adecuado funcionamiento de los componentes del control interno:

·         El ambiente de control,

·         La evaluación de riesgo

·         Las actividades de control

·         Los sistemas de información y comunicación

·         La supervisión y

·         Seguimiento del sistema de control interno

Estos componentes le ayudaran al auditor para que establezca el grado de confianza y defina los criterios que guiaran la ejecución del trabajo de auditoria.

Objetivos del Control Interno

• La protección de los intereses de la organización; incluyendo la indicación de las deficiencias para proporcionar la base de una acción correctiva adecuada.

• Evaluar si los componentes del control interno proporcionan una seguridad razonable con eficiencia, eficacia y economía.

• Identificar posibles aéreas críticas o de riesgo, para realizar un examen profundo de las mismas, identificar las causas y presentar recomendaciones que permitan fortalecer el control interno, eliminando las causas de las debilidades encontradas y potenciales riesgos.

Clasificación del Control Interno

Depende de los objetivos estratégicos, operativos, de información y de cumplimiento, derivado de éstos el control interno puede ser clasificado en:

• Control Interno Administrativo
• Control Interno Financiero
• Control Interno Previo
• Control Interno Concomitante
• Control Interno Posterior
• Documentación del Control Interno

Responsables del Control Interno

Para que una auditoría alcance sistema de control interno contable altamente efectivo los auditores deberán cumplir con los siguientes:

• Una persona no debe tener a su cargo una operación completa.
• La responsabilidad para el desempeño de cada obligación debe ser fija en cada persona.
• Deben usarse pruebas de exactitud.
• Entregar las instrucciones deben darse por escrito.
• Utilizar dispositivos de prueba al mecanizar la contabilidad.

Por lo tanto los responsables directos del Control Interno son:

ü  Director de Auditoría Interna

El Director debe velar porque la plantificación específica de la auditoría se elabore el programa para la evaluación del control interno, y que la misma se realice.

ü  Supervisor

El supervisor debe de dar seguimiento oportuno y permanente durante la ejecución del trabajo, así mismo velar porque se cumpla con el alcance, los procedimientos y el trabajo a desarrollar establecidos en el programa de auditoría para la evaluación del control interno.

ü  Auditores Gubernamentales

Son responsables de entender y comprender el alcance y procedimientos establecidos en el programa de auditoría, para realizar la evaluación del control interno por medio de las pruebas de cumplimiento utilizando la metodología aprobada.

Así mismo, deberán documentar con evidencia suficiente, competente y pertinente, los incumplimientos o desviaciones encontradas, para considerar su inclusión como hallazgo en el informe de auditoría.

Procedimiento En El Control Interno

Obtenida la comprensión del control interno a través de la evaluación preliminar en la fase de planificación, se procede a verificar si los procedimientos de control conocidos que se han implementado y estén operando eficientemente para alcanzar los siguientes objetivos:

·         Salvaguardar Sus Activos

·         Asegurar La Confiabilidad y Exactitud de la Información Administrativa y Contable.

·         Asegurar El Cumplimiento de las Normativas Aplicables

Esto nos ayudara a promover  la eficiencia operativa, para ello debe aplicar pruebas de cumplimiento, para probar que efectivamente se aplican los procedimientos previstos que permitirán determinar la confiabilidad del control interno de la entidad.

Programa de Auditoria

Las pruebas de cumplimiento que se aplicaran para evaluar el control interno deben describirse en los programas de auditoría. Como resultado de esta evaluación, el auditor debe concluir si los procedimientos de control de la entidad, son suficiente y están operando en forma efectiva, para alcanzar los objetivos descritos.

Áreas a Evaluar

Las áreas a evaluar deben estar totalmente de acuerdo con las definidas en el memorando de planificación.

Técnicas y procedimiento

Para una adecuada elaboración de los programas de auditoría, se deben identificar y seleccionar las técnicas y procedimientos que mejor cumplan los objetivos de todos los programas: obtener evidencia suficiente, competente y pertinente, de acuerdo a la naturaleza, objetivos y alcances de la auditoria este es un proceso en la cual el auditor debe emplear su criterio profesional y experiencia, por su parte, el supervisor debe asesorar y apoyar a los auditores, para aplicar los mejores criterios, es necesario analizar los siguientes componentes de las entidades.

Componentes de Toda Gestión

Para obtener una seguridad razonable de lo que los procedimientos de control establecido, se cumplen según las funciones y los procesos que se desarrollaran dentro de las siguientes información, el auditor debe evaluar los tres componentes, los cuales existen dentro de la organización:

·         Nivel gerencia

·         Nivel de asesoraría y apoyo

·         Nivel operativo

Alcance

El auditor, basándose en la evaluación preliminar del control interno y en su experiencia y criterio profesional, establecerá el alcance de la evaluación (Toda entidad, plan, programa, actividad, proyecto u operación) de acuerdo a la naturaleza del trabajo, que le permite identificar posible áreas críticas, tomando en cuenta los objetivos siguiente:

1)        Determinar la capacidad de revisión, autocontrol y rectificación de la gestión y la incidencia de esa capacidad en el cumplimiento de la misión y en el logro de los objetivos.

2)        Identificar y jerarquizar las aéreas que se consideren como críticas en su desempeño.

3)        Identificar variables e indicadores existentes o necesarios para controlar y evaluar el sistema de control interno.

Selección de las aéreas y Sub-área a evaluar:

A partir de los datos e información recabados y analizados acerca de la organización y la experiencia y juicio profesional del auditor, se procede a la selección de las áreas y sub-área a evaluar, considerando para ellos los componentes estructurales y funcionales de los sistemas de control interno, se identifican si tienen importancia relativa en el desempeño organizacional y por tal razón podrían ser analizados en su totalidad, sin embargo, esto dependerá del alcance que se le asigne a la evaluación, con los procesos sustantivos de la entidad, plan, programa, proyecto, actividad, unidad, o proceso.

Operaciones financieras:

Examen y prueba de los sistemas integrados, registros de las operaciones, documentos y procedimiento que generan la información financiera para determinar:

1)        Si los registros y controles sobre los ingresos, costos, gastos, activos y pasivos, son adecuados.

2)        Si los estados financieros son confiables, se presentan en forma razonable y oportuna de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptada, políticas y criterios de los sistemas integrados y otras normas.

Operaciones Administrativas:

Examen y prueba de los registros y documentos que tiene relación con la administración del personal, y los procesos de decisión y otros para determinar:

1)        Duplicación defunciones o ejecución de labores de poca importancia

2)        Personal inadecuado a las funciones y autoridad asignadas

3)        Procedimientos no observados, ineficaces o costosos y riesgos asociados.

Operaciones especiales:

Identificación y análisis de programas especiales o pocos frecuentes del ente público, con el objeto de verificar, si:

1)        El diseño o implementación del programa o proyecto es producto de unas necesidades reales y actuales.

2)        Se logran los resultados, dentro de los objetivos planificados y su costo es razonable frente a los beneficios alcanzados.

3)        Es una necesidad permanente y tiene éxito en el ambiente que se desarrolla.

Periodo de evaluación:

De acuerdo con la complejidad y magnitud del ente público, se establecerán los periodos de evaluación con base en los siguientes criterios:

Evaluación de procedimientos, funciones y decisiones: Se trabajara sobre los últimos tres meses, los resultados pueden originar que:

1)        En caso de irregularidades, se extienda la evaluación has que se obtengan las evidencias necesarias para sustentar las acciones legales.

2)        En caso de debilidades, se propongan alternativas para eliminar sus causas y contrarrestar cualquier posibilidad de errores o menoscabo del patrimonio del ente público.

Revisión de cuentas: Se revisaran las cuentas de balance, proyectos o fondos específicos, el periodo de evaluación será, a partir de la última evaluación

Proceso de evaluación:

El proceso de evaluación del control interno se desarrollará en tres fases:

Familiarización y planificación:

Servirá de base para la evaluación preliminar de control interno, por lo que los objetivos de evaluación del control interno, deberán establecerse en cada programa de auditoría, según el área o cuenta sujeta a examen. Para cada fase de este proceso existe la guía de auditoría correspondiente.

Ejecución de la evaluación:

La evaluación del control interno se basa esencialmente en el desarrollo de todo lo considerado en la planeación, así:

·         Determinación de los procedimientos de control vigentes

Determinar cómo se llevan a cabo las operaciones relacionadas con la segregación de funciones de: autorización, registro, custodia, así como el, diseño y uso de documentos, seguridad apropiada para acceso y uso de bienes, etc.

·         Determinación de los objetivos de control interno

En esta parte se deberá determinar los objetivos específicos de los procesos de control en vigencia, para comprobar si los procedimientos permiten alcanzar dichos objetivos.

·         Aplicación de pruebas

Para verificar la aplicación de los procedimientos, políticas, normas y disposiciones legales, deberá aplicar pruebas de cumplimiento

·         Determinación de áreas fuertes y débiles

Con base en los resultados de las pruebas practicadas, se identificarán las áreas fuertes para promover su extensión a otras operaciones similares, y en las débiles se presentarán las recomendaciones necesarias para fortalecer los controles internos.

·         Determinación de tipos de evidencias

Antes de incluir un hallazgo en el informe, se debe establecer el tipo y calidad de evidencia necesaria para sustentar los comentarios relacionados con el área examinada.

Comunicación de Resultados:

Constituye el resultado de la evaluación del control interno, por lo que las desviaciones que se establezcan deben informarse oportunamente. El momento de la comunicación, puede ser:

·         Durante la evaluación

Al establecer una situación irregular antes de concluir la evaluación, deberá comunicar a la máxima autoridad, a través de un memorando, al cual hará referencia en el informe final.

·         Informe final de evaluación

Los resultados del examen los debe hacer constar en el informe final.

Metodos de Evaluacion del Control Interno

Métodos de Evaluación del Control Interno Existen tres métodos que se consideran herramientas importantes para examinar cada uno de los rubros que sean objeto de evaluación, los que se describen a continuación:

Método descriptivo o narrativo: Consiste en la descripción de las actividades y procedimientos utilizados por el personal en las diversas unidades administrativas, que hace referencia a los sistemas o registros contables relacionados con esas actividades y procedimientos. La información se obtiene y se prepara según lo considere conveniente el auditor interno; por funciones, por departamentos, por algún proceso que se adecúe a las circunstancias. Tiene como ventajas y desventajas las siguientes:

Método de cuestionario: Consiste en la evaluación en base a preguntas, las cuales deben ser contestadas por parte de los responsables de las distintas áreas sujetas a evaluación. Por medio de las respuestas obtenidas, el auditor conseguirá evidencia que ayude a determinar si los controles operan tal como fueron diseñados. La aplicación de cuestionario ayudará a determinar las áreas críticas de una manera uniforme y confiable.