Clase 12-9-2015 "EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES LEGALES Y REGLAMENTARIAS"

EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES LEGALES Y REGLAMENTARIAS

EVALUACION DE CUMPLIMIENTO

DEFINICIÓN: Consiste en la evaluación del cumplimiento de disposiciones, normas, leyes, reglamentos y otros aspectos legales aplicables, a las que estén afectos los organismos, entidades, programas, proyectos, servicios, actividades y funciones.

Esta evaluación es importante, debido a que forma parte del proceso de rendición de cuentas de los funcionarios y empleados públicos responsables de la administración de los mismos.

Para evaluar el cumplimiento de las leyes y reglamentos el auditor interno está obligado a conocer las características y tipos de riesgos potenciales de la entidad auditada y la existencia de posibles actos ilícitos e irregulares que pudiesen ocurrir, por falta de aplicación de la ley, normas y reglamentos, que influyan significativamente en los resultados de la auditoría.

OBJETIVOS

Conocer las características y tipos de riesgos potenciales de la entidad a auditar y la posibilidad de que ocurran actos ilícitos e irregulares.

Conocer las características de las normas y reglamentos internos de la entidad a auditar, para identificar la existencia de posibles irregularidades en las operaciones y resultados de la gestión e información financiera.

Determinar áreas críticas que servirán de base para definir los objetivos y alcance de la auditoría a realizar.

Determinar si la entidad cumple satisfactoriamente con todos los aspectos legales aplicables.

RESPONSABLES: La evaluación de disposiciones, normas, leyes, reglamentos y otros aspectos legales aplicables, considerada como un proceso es responsabilidad de:

Director de Auditoría Interna: Debe velar porque en la planificación específica, se incluya la evaluación de las disposiciones legales aplicables, a partir de la definición de los objetivos y alcance de la auditoría que se consideren apropiados.

El Supervisor: Debe verificar que en los programas de auditoría se incluyan los procedimientos necesarios, de acuerdo con los objetivos y alcances establecidos, para verificar

El Auditor interno: Es responsable de conocer y entender la planificación específica, y aplicar correctamente los procedimientos definidos en los programas de auditoría, documentando adecuadamente el desarrollo del trabajo, y sustentar cualquier desviación o incumplimiento observado.

RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN EN EL CUMPLIMIEN­TO DE LEYES Y REGULACIONES

La responsabilidad primaria de prevención y detección de fraudes y errores es de los encargados de la gestión y dirección de la entidad. Las responsabilidades respectivas de los encargados de la gestión y dirección pueden variar, según la entidad, así como de país a país. La dirección, con el descuido de los encargados de su gestión, debe establecer el tono adecuado, crear y mantener una cultura de honradez y una ética elevada, así como establecer controles adecuados que prevengan y delecten los fraudes y errores dentro de la entidad. 

Es responsabilidad de aquellos encargados de gestionar la entidad el asegurarse, mediante la supervisión de la dirección, de la integridad de los sistemas de contabilidad y de información financiera de la entidad, así como que estén implantados sistemas de control adecuados, que incluyan los dirigidos a controlar el riesgo, el control financiero y el cumplimiento de la Ley.

Es responsabilidad de la dirección de la entidad el establecimiento de un entorno de control y de mantenimiento de políticas y procedimientos que ayuden a lograr el objetivo de asegurarse, en la medida de lo posible, de que se mantenga una conducta ordenada y eficiente en la entidad. Esta responsabilidad incluye la puesta en práctica y la garantía de continuidad de funcionamiento de los sistemas de contabilidad y de control interno, que se diseñan para prevenir y detectar fraudes y errores. Dichos sistemas reducen, aunque no eliminan, el riesgo de irregularidades, ya sean originados por fraude o por error. Por consiguiente, la dirección asume la responsabilidad de los restantes riesgos.

PROCEDIMIENTO: La evaluación del cumplimiento de las disposiciones y aspectos legales aplicables a la entidad auditada, se podrá hacer en dos momentos, dependiendo de la magnitud de la entidad: interina y final, a través de los siguientes procedimientos:

Auditoría interina: La evaluación interina de los aspectos legales, normativos y reglamentarios aplicables a la entidad a auditar, es importante debido a que permite conocer oportunamente las características y tipos de riesgos potenciales de la entidad y de posibles actos ilícitos e irregulares.

La planificación de la auditoría interina debe prever, como parte de la familiarización con la entidad y con el área evaluada, la identificación y análisis de las leyes, normas y regulaciones que le son aplicables, para lo cual se procederá de la siguiente manera:

Conocimiento de la naturaleza de la entidad: Es importante conocer la naturaleza de la entidad, (de gobierno central, descentralizado, autónomo, otros organismos, municipal, etc.,) así como sus funciones, ya que dependiendo de qué tipo de entidad se trate o qué funciones realiza, se identificará la reglamentación específica a la que esté afecta, además de su normativa interna.

Conocimiento de las regulaciones generales y específicas: Existen regulaciones de tipo general y específica, que el supervisor, y el auditor interno, deben conocer para llevar a cabo una adecuada evaluación de los aspectos legales, por ejemplo:

Generales

·         Constitución Política de la República de Guatemala

·         Ley Orgánica del Presupuesto

·         Ley que aprueba el Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado

·         Ley de Contrataciones del Estado

·         Ley de Probidad y Responsabilidades

·         Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas

·         Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala

·         Reglamento General de Viáticos

·         Manual de Fideicomisos etc.

Específicas

·         Ley del Organismo Ejecutivo

·         Reglamento orgánico interno de los Ministerios y Secretarías

·         Leyes orgánicas de las entidades descentralizadas

·         Aprobación del presupuesto de ingresos y egresos para cada

·         entidad autónoma, descentralizada y otros organismos.

·         Reglamentos internos

·         Código Municipal

·         Convenios de préstamos

·         Contratos administrativos

·         Reglamentos de viáticos específicos, etc.

Identificación de las fuentes de evidencia: La principal fuente de evidencia para identificar las leyes, normas y demás regulaciones aplicables a toda entidad, lo constituye el archivo permanente que debe tener organizado y actualizado en cada Unidad de Auditoría Interna, por lo que el mismo debe ser consultado para obtener la información disponible.

Evaluación de las fuentes de evidencia: La información obtenida debe ser objeto de evaluación para determinar, con base en la naturaleza de la entidad y sus funciones, qué leyes o normas tienen mayor incidencia o aplicabilidad, y por lo tanto, cualquier incumplimiento o desviación podría repercutir en la correcta rendición de cuentas y la elaboración, presentación e interpretación de la información.

Evaluación preliminar: A través de los diferentes medios de evaluación del control interno, se debe dejar evidencia de la existencia y conocimiento de las disposiciones legales específicas a las que esté sujeta la entidad, área, proceso o actividad que se evaluará, cuyo cumplimiento se comprobará en el trabajo de campo, por medio de pruebas de cumplimiento, aplicadas a las operaciones o documentos seleccionados conforme el alcance y tamaño de la muestra.

“Evaluación Preliminar del Control Interno”.

Aplicación de pruebas de cumplimiento: Son las pruebas que se deben aplicar para evaluar el cumplimiento de las leyes, normas, reglamentos, convenios, contratos y otros aspectos legales aplicables, con las cuales se conocerán las características y tipos de riesgos potenciales de la entidad auditada y de posibles actos ilícitos e irregulares que pudiesen ocurrir, por falta de aplicaciones de la ley y demás aspectos legales que influyan significativamente en los resultados de la auditoría.

Con base en lo determinado en la visita preliminar, se analizará la documentación sustentatoria, para buscar a través de la misma, la evidencia que demuestre la forma cómo se ha cumplido u observado los requisitos legales y normativos correspondientes; dicha evaluación debe incluir también los resultados obtenidos, es decir, si los objetivos de control que persiguen dichas regulaciones, se han alcanzado en forma satisfactoria y se ha minimizado, reducido o eliminado cualquier riesgo.

Programa de Auditoría: La aplicación de pruebas de cumplimiento, se debe ejecutar a través de un programa de auditoría, que permita obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente, para conocer las características y tipos de riesgos potenciales de la entidad auditada y de posibles actos ilícitos e irregulares que pudiesen ocurrir, por falta de aplicación de la ley y demás aspectos legales que influyan significativamente en los resultados de la auditoría.

Hallazgos: Los posibles hallazgos identificados en la evaluación del cumplimiento de leyes, normas, reglamentos, convenios, contratos y otros aspectos legales aplicables, deben ser discutidos con los responsables del área evaluada, así como con el personal técnico para corroborar los mismos, ratificar las evidencias y establecer la viabilidad y aplicabilidad de las recomendaciones.

Auditoría Final

Pruebas Sustantivas: Las pruebas sustantivas proporcionan evidencia directa sobre la validez de las transacciones y saldos incluidos en los registros contables y administrativos, e información financiera y administrativa.

Las pruebas sustantivas también deben incluir procedimientos para verificar el adecuado cumplimiento de los aspectos legales aplicables, de una manera más analítica y detallada, lo cual complementa el trabajo efectuado en la auditoría interina.

Programa de Auditoría: La aplicación de las pruebas sustantivas, se debe ejecutar a través de un programa de auditoría, que permita obtener evidencia suficiente, competente y pertinente, para conocer las características y tipos de riesgos potenciales en los documentos y registros de la entidad auditada, y de posibles actos ilícitos e irregulares que pudiesen ocurrir, por falta de aplicación de la ley y demás aspectos legales que influyan significativamente en los resultados de la auditoría

Hallazgos: Los posibles hallazgos identificados como consecuencia del incumplimiento de leyes, normas, reglamentos, convenios, contratos y otros aspectos legales aplicables, deben ser discutidos con los responsables del área evaluada, así como con el personal técnico para corroborar los mismos, ratificar las evidencias y establecer la viabilidad y aplicabilidad de las recomendaciones.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA: El auditor debe diseñar la auditoría de cumplimiento para proporcionar una seguridad razonable de que la entidad cumple con las leyes, regulaciones y otros requerimientos importantes para el logro de los objetivos.

ü  Una auditoría de cumplimiento está sujeta al inevitable riesgo de que algunas violaciones o incumplimientos de importancia relativa a leyes y regulaciones no sean encontradas aun cuando la auditoría esté apropia­damente planeada y desarrollada de acuerdo con las Normas Técnicas debido a factores como:

La existencia de muchas leyes y regulaciones sobre los aspectos de operación de la entidad que no son capturadas por los sistemas de contabilidad y de control interno.

ü  La efectividad de los procedimientos de auditoría es afectada por las limitaciones inherentes de los sistemas de contabilidad y de control interno por el uso de comprobaciones.

ü  Mucha de la evidencia obtenida por el auditor es de naturaleza persuasiva y no definitiva.

ü  El incumplimiento puede implicar conducta que tiene la intención de ocultarlo, como colusión, falsificación, falta deliberada de registro de transacciones o manifestaciones erróneas intencionales hechas al auditor.

De acuerdo con requerimientos legales y estatutarios específicos o con el alcance del trabajo se requiere al auditor que responda como parte de la auditoría integral si la entidad cumple con las principales leyes o regulaciones a que debe someterse. En estas circunstancias, el auditor debe planear someter a prueba el cumplimiento con estas leyes y regulaciones.

Para planear la auditoría de cumplimiento, el auditor deberá obtener una comprensión general del marco legal y regulador aplicable a la entidad y la industria y cómo la entidad está cumpliendo con dicho marco de referencia.

Para obtener esta comprensión general, el auditor reconocería particular­mente que algunas leyes y regulaciones pueden tener un efecto fundamental sobre las operaciones de la entidad. Es decir, el incumplimiento de algunas leyes y regulaciones puede causar que la entidad cese en sus operaciones, o poner en cuestionamiento la continuidad de la entidad como un negocio en marcha o estar sujeta a sanciones legales importantes.

NORMA INTERNACIONAL DE AUDITORÍA 250 CONSIDERACIÓN DE LAS DISPOSICIONES LEGALES Y REGLAMENTARIAS EN LA AUDITORÍA DE ESTADOS FINANCIEROS

Esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) trata de la responsabilidad que tiene el auditor de considerar las disposiciones legales y reglamentarias en la auditoría de estados financieros.

Esta NIA no es de aplicación en el caso de otros encargos que proporcionan un grado de seguridad en los que al auditor se le contrata específicamente para comprobar el cumplimiento de disposiciones legales o reglamentarias específicas e informar al respecto de manera separada. Efecto de las disposiciones legales y reglamentarias. El efecto de las disposiciones legales y reglamentarias sobre los estados financieros varía considerablemente.

Las disposiciones legales y reglamentarias a las que una entidad está sujeta constituyen el marco normativo. Algunas disposiciones tienen un efecto directo sobre los estados financieros ya que determinan las cantidades y la información a revelar en los estados financieros de una entidad. Otras disposiciones legales y reglamentarias deben cumplirse por la dirección o establecen los preceptos conforme a los cuales se autoriza a la entidad a llevar a cabo su actividad pero no tienen un efecto directo sobre los estados financieros de la entidad.

Algunas entidades operan en sectores muy regulados (tales como los bancos o las empresas químicas). Otras están sujetas sólo a las múltiples disposiciones legales y reglamentarias relacionadas, de manera general, con los aspectos operativos del negocio (tales como las relacionadas con la prevención de riesgos laborales y con la igualdad de oportunidades en el empleo).

El incumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias puede dar lugar a multas, litigios o tener otras consecuencias para la entidad que pueden tener un efecto material sobre los estados financieros. Responsabilidad del cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias. Es responsabilidad de la dirección, bajo la supervisión de los responsables del gobierno de la entidad, asegurar que las actividades de la entidad se realizan de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias, incluido el cumplimiento de las que determinan las cantidades e información a revelar en los estados financieros de la entidad. Responsabilidad del auditor.

Los requerimientos de esta NIA tienen como finalidad facilitar al auditor la identificación de incorrecciones materiales en los estados financieros debidas a incumplimientos de las disposiciones legales y reglamentarias. Sin embargo, el auditor no es responsable de prevenir incumplimientos y no puede esperarse que detecte todos los casos de incumplimiento de cualquier disposición legal y reglamentaria.  

El auditor es responsable de la obtención de una seguridad razonable de que los estados financieros, en su conjunto, están libres de incorrecciones materiales, debidas a fraude o error.