AUDITORIA
OPERACIONAL O DE GESTION
La auditoría operacional sirve
para hacer el análisis de una parte o de toda una organización para evaluar sus
sistemas, sus controles y su desempeño, de acuerdo a los objetivos de su
administración. La auditoría operacional es diferente a la auditoría financiera,
esta se centra en medir la posición financiera, los resultados de las
operaciones y los flujos de efectivo de una compañía para obtener una opinión
independiente del auditor externo sobre la razonabilidad de las cifras
presentadas en los estados financieros y también se obtiene un informe sobre
las debilidades del control interno, limitado a informar los resultados de la
revisión selectiva de la aplicación de los controles contables y operativos que
se han revisado.
La auditoría operacional se
centra en medir la eficacia, la eficiencia y la economía de las operaciones. El
auditor operacional evalúa los controles operativos y los sistemas sobre la
totalidad de las áreas revisadas que pueden ser las compras, la recepción y
envío de mercadería, los canales de distribución, la cartera de clientes, el
control y administración de los salarios, el control de los gastos operativos,
etc.
Las auditorías operacionales
normalmente son realizadas por los auditores internos de las compañías, o bien,
pueden realizarse por consultores independientes, según las necesidades y los
criterios que defina la administración y por el grado de especialidad
requerida. Los principales usuarios de los informes de la auditoría operacional
son los gerentes de las compañías, incluyendo el consejo de administración o
los accionistas.
Objetivos de la Auditoría
Operacional:
- Optimizar o hacer más eficientes los
ingresos.
- Reducir los costos y los gastos (de
producción, los costos de transporte, los costos administrativos y otros costos).
- Mejorar los métodos operacionales para
incrementar la rentabilidad o para minimizar pérdidas.
- Determinar si se han cumplido las
políticas, los procedimientos y las prácticas de trabajo que permitan
alcanzar el éxito planificado.
- Informar oportunamente los cambios que
rentabilicen la operación.
- Anticiparse en la formulación e
implementación de los cambios que mejoren a la organización en general.
Necesidad de la Auditoría Operacional:
La auditoría operacional es opcional, sin embargo, actualmente las condiciones económicas no son favorables, se requiere de mayor eficiencia, mejorar el control de los costos, mejorar la administración de los gastos, controlar los flujos de caja, controlar la gestión de cobro o revisar la estructura impositiva, incluso, son razones suficientes para hacer la auditoría operacional de los procesos con los cuales trabaja cada organización para poder asegurar el cumplimiento de las metas que se han trazado.
La Auditoría Operacional Como
Factor de Cambio:
La auditoría operacional puede
ayudar a tener una organización más eficiente, en tal sentido, deben hacerla
los profesionales que tengan la capacidad y la experiencia suficiente para que
se formalicen los cambios que ayuden a corregir las debilidades que resulten
producto del trabajo realizado que incluya las recomendaciones necesarias y
luego la implementación oportuna de los cambios.
Evalúe las necesidades de
cambio de su organización y considérenos como una opción para apoyarlo y
asesorarle.
Objetivos de la Auditoria Operacional
La auditoría operativa formula y
presenta una opinión sobre los aspectos administrativos, gerenciales y
operativos, poniendo énfasis en el grado de efectividad y eficiencia con que se
han utilizado los recursos materiales y financieros mediante modificación de
políticas, controles operativos y acción correctiva desarrolla la habilidad
para identificar las causas operacionales y posteriores y explican síntomas
adversos evidente en la eficiente administración.
El objetivo de la auditoria operativa
es identificar las áreas de reducción de Costos, mejorar los métodos operativos
e incrementar la rentabilidad con fines constructivos y de apoyo a las
necesidades examinadas.
La auditoría operativa determina si la
función o actividad bajo examen podría operar de manera más eficiente,
económica y efectiva. Uno de los objetivos de la auditoria es el de determinar
si la producción del departamento cumple con las especificaciones dadas; en
consecuencia se dan variados informes, presupuestos y pronósticos que así como
también los Estados Financieros.
La auditoría operativa determinará si
se ha realizado alguna deficiencia importante de política, procedimientos y
prácticas contables defectuosas.
La auditoría operativa las necesidades
de Compras o Gastos, que se hayan realizado durante el ejercicio. Determinar la
razonabilidad de la política y normas que se dan en la empresa.
Revisar la financiación de las
adquisiciones para determinar si afectan la cantidad, calidad y las clases de
Compras si se hubiesen realizado.
Información que suministra la
auditoria operacional
La auditoría operacional podrá informar
a la gerencia de los siguientes aspectos:
1- Evaluaciones
del desempeño de la unidad con relación a los objetivos u otros criterios
convenientes.
2- Opinión
en cuanto a que los planes (según se enuncian en declaraciones de objetivos,
programas, presupuestos y lineamientos) son integrales, consistentes y
atendidos en los niveles operativos.
3- Información
objetiva con relación a qué tan bien se están llevando a cabo los planes y
políticas en todas las áreas de operaciones y acerca de oportunidades para el
mejoramiento en cuanto a la eficacia, eficiencia y economía.
4- Información
acerca de las debilidades en los controles operativos, sobre todo a posibles
fuentes de dispendio.
5- Opinión
reiterada en cuanto a que posible confiar en todos los informes de operaciones
como una base para la acción.
Necesidad de la Auditoría Operativa
La auditoría operativa es opcional, por
ello es la necesidad de hacer una auditoria teniendo en cuenta los siguientes
factores:
Por competencia; para que una empresa pueda ser competitiva en el
ámbito comercial debe hacerse una auditoria más específica para que pueda
ubicar o detectar sus habilidades y amenazas y así estas poderlas superar
mediante la información del auditor indicando recomendaciones y así hacer que
esta empresa tenga muchas oportunidades y sea competente frente a las otras
empresas y tenga una fortaleza para satisfacer sus necesidades individuales.
Por alta dirección empresarial; teniendo la alta dirección de la
empresa la necesidad de determina áreas de mayor sensibilidad y contribuir a
una mayor eficiencia de las operaciones, cuyo fin es de asegurar el
cumplimiento eficiente, efectivo y económico de los objetivos empresariales.
La auditoría operativa es en particular
aplicable a programas gubernamentales en los cuales no es posible evaluar la
eficacia de los programas en términos de utilidades; tienen que evaluarse
midiendo elementos tales como el número de familias reubicadas, el número de
individuos rehabilitados y la medida del mejoramiento de la condiciones
ambientales. Además de los de los auditores internos y gubernamentales, los
despachos contables efectúan auditorías operacionales para clientes a través de
sus departamentos de servicios de consultoría.
Pasos a seguir en la auditoría
Operacional
En muchos aspectos, el trabajo del
auditor al efectuar una auditoría operacional es similar al de una auditoría de
estados financieros, pero existen algunas diferencias significativas. Los pasos
a seguir pueden enunciarse en los términos siguientes:
1- Definición
del propósito
2- Familiarización
3- Estudio
preliminar
4- Desarrollo
de un programa
5- Trabajo
de campo
6- Formulación
de un informe acerca de los hallazgos
7- Seguimiento
1-
Definición del propósito
El extenso y amplio de una auditoría
operacional incluye por lo regular, la intención de valorar el desempeño de una
organización, una función o un conjunto de actividades en lo particular. Este
extenso enunciado, tiene que expandirse para especificar de manera
precisa el alcance de la auditoría y la naturaleza del informe. Los auditores
tienen que determinar qué políticas y procedimientos en lo específico van a
evaluarse y cómo se relacionan con los objetivos específicos de la
organización.
2-
Familiarización
Antes de iniciar una auditoría
operacional, los auditores tienen que obtener un conocimiento integral de
los objetivos, de la estructura organizacional y de las características
operativas de la entidad que se está auditando. Este proceso de familiarización
puede empezar por un estudio de las actas constitutivas organizaciones, de las
actas constitutivas organizacionales, de los enunciados de las funciones y
responsabilidades asignadas, de las políticas y lineamientos administrativos y
de las políticas y procedimientos operativos.
En resumen, los auditores intentan
familiarizarse con el mayor grado de detalle posible con la función que se está
desempeñando, en particular desde el punto de vista de la responsabilidad y el
control administrativos. El nivel de conocimiento que logre el auditor respecto
a la organización, se documenta con cuestionarios, diagramas de flujo, y
narraciones por escrito.
3-
Estudios Preliminares
Las conclusiones preliminares de los
auditores acerca de los aspectos críticos de las operaciones y áreas
problemáticas potenciales se resumen como el estudio preliminar de los
auditores. Este sirve de guía para el desarrollo del programa de auditoría.
4-
Desarrollo del programa
El programa de la auditoría operacional
se hace a la medida del compromiso particular, contiene todas las pruebas y los
análisis que los auditores consideran necesarios para evaluar las operaciones
de la organización. Con base en la naturaleza y el grado de dificultad del
trabajo de auditoría, se asignará el personal al compromiso y se programará el
trabajo.
5-
Trabajo de Campo
La etapa de trabajo de campo implica
ejecutar el programa de auditoría operacional. Los auditores seleccionan los
rubros que se van a revisar para determinar la suficiencia de los
procedimientos y que también se siguen. El análisis es otra parte importante
del trabajo de campo. El desempeño real de la organización se compara con
diversos criterios como presupuestos, metas de productividad o el desempeño de
unidades similares. Este análisis ofrece una base para las recomendaciones que
formulan los auditores con relación al mejoramiento de la eficacia, la
eficiencia y la economía.
A lo largo del trabajo de campo, los
auditores documentaran la planeación, las evidencias recabadas, el análisis, la
interpretación y los hallazgos en sus documentos de trabajo. Los
documentos de trabajos de auditoría deben sustentarse por sí solo y respaldar
el informe de los auditores.
6-
Formulación de un informe acerca de los hallazgos
Al momento de la conclusión final de la
auditoría, los auditores deben de resumir sus hallazgos relacionados con los
propósitos fundamentales de la auditoria. El informe se incluirá mejoramientos
sugeridos en las políticas y procedimientos operacionales de la entidad
auditada, y una lista de las situaciones en las que el cumplimiento con las
políticas y procedimiento existentes no es el adecuado.
Una vez terminado en el informe acerca
de los hallazgos, se deberá hacer los arreglos necesarios para realizar una
reunión final con el objetivo de revisar los hallazgos junto con todas las
personas involucradas en las operaciones auditadas.
7-
Seguimiento
La etapa final en el trabajo de una
auditoria operacional es la acción de seguimiento a fin de asegurar
cualesquiera deficiencias que se haya revelado en el informe de auditoría sea
corregida. Esta responsabilidad de seguimiento puede asignársele a una
organización de línea o equipo, pero a menudo se considera que es
responsabilidad del equipo de auditoría.
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