Paples de Trabajo INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES CENTRALIZADAS

INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES CENTRALIZADAS

Definición

“Está constituida por organismos de Estado que ejercen el poder legislativo, judicial y ejecutivo en todo el territorio nacional, y otras instituciones clasificadas dentro de la administración pública como Órganos de Control Jurídico Administrativo y Órganos de Control Político.

Para fines ilustrativos, vale indicar que el Poder Ejecutivo es ejercido a través de la Presidencia de la República, Ministerios de Estado y Secretarías y Otras Dependencias del Ejecutivo. Cada una de las instituciones mencionadas depende directamente del Presidente de la República.

En el ejercicio de sus funciones, los organismos que ejercen poderes soberanos del Estado pueden transferir poderes y toma de decisión hacia núcleos periféricos de la organización, dando origen a la categoría de Entidades Descentralizadas”.

Con esto se indica que las instituciones que dependen directamente en las tomas de decisiones y atribuciones ejercidas por el Presidente son centralizadas, es decir, no pueden actuar por su cuenta, aunque administrativamente e internamente tienen cierta libertad, como lo es la implementación de los controles internos, contratación y destitución de personal, entre otros.

FUNCIONES

Las funciones de las instituciones centralizadas, consisten en el apoyo directo hacia el poder ejecutivo, dependiendo directamente de las necesidades del gobierno, acorde a sus políticas y planes.

Estas, son variadas y la mayoría se especializan en cierta área. Por ejemplo, existen los ministerios y secretarías de las más diversas clases, como lo son el Ministerio de Educación, de Defensa Nacional, de Finanzas Públicas entre otros.

La base legal de las funciones de las entidades centralizadas se encuentra regulada en la Constitución Política de la República de Guatemala, Capítulo III Organismo Ejecutivo, comprendido de los artículos 182 al 202.

ORGANIZACIÓN

La organización de las instituciones centralizadas es amplia y variada. En el organigrama que se presenta a continuación, se logra tener una visión resumida y compacta de la organización del Estado a nivel centralizado.

Organigrama de Entidades Centralizadas Fuente: Elaboración propia, acorde al Organigrama Estructural del Sector Publico de la República de Guatemala, Oficina Nacional de Servicio Civil, 2010.

Los ministerios que existen en la actualidad, son:

ü  Ministerio de Relaciones Exteriores

ü  Ministerio de Gobernación

ü  Ministerio de la Defensa Nacional

ü  Ministerio de Finanzas Públicas

ü  Ministerio de Educación

ü  Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social

ü  Evaluación y Control al de Presidente de la República Vice Presidente de la República

ü  Ministerios Secretarías Direcciones Generales Consejos Nacional de Servicio Civil Unidad de Supervisión

ü  Evaluación y Control del Gasto Público del Organismo Ejecutivo

ü  Ministerio de Trabajo y Previsión Social

ü  Ministerio de Economía

ü  Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación

ü  Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda

ü  Ministerio de Energía y Minas

ü  Ministerio de Cultura y Deportes

Las secretarías que actualmente existen son:

ü  Secretaría Privada

ü  Secretaría de Coordinación Ejecutiva

ü  Secretaría de Comunicación Social

ü  Secretaría General

Papeles de Trabajo

Planificación Específica de la Auditoría

Secretaría de la Presidencia de la República de Guatemala	Cédula:	A-1 1/7	Fecha
PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA DE LA AUDITORÍA	Preparado:	CR	10.06.08
Área Almacén	Revisado:	MPM	12.06.08
al 30 de junio de 2,008

Familiarización con el ente a auditar

En el área de Almacén para efectos de controles de ingresos y egresos se llevan registros por medios electrónicos, para finalmente generar Tarjetas Kardex de Almacén, autorizadas por la Contraloría General de Cuentas. Se dio seguimiento al archivo permanente y se determinó que anteriormente no se ha realizado una evaluación del control interno para dicha área.

Evaluación Preliminar del Control Interno Visita Preliminar

Como resultado de la visita preliminar se observó que el resguardo de los suministros, se encuentran solamente en oficinas centrales. Existe un control interno deficiente en los procedimientos y actualmente el área de Almacén no cuenta con un Manual de Funciones y Procedimientos aprobado por la Dirección Superior.

Áreas Críticas

Área de almacenamiento de materiales y suministros, registros en tarjetas kardex, e incumplimiento en los requisitos en las formas que se utilizan para requisición de artículos.

Factores de riesgo

•              Falla o error en el proceso de registro

•              Incumplimiento de leyes y reglamentos

•              Deficiente ejecución

Secretaría de la Presidencia de la República de Guatemala	Cédula:	A-1 2/7	Fecha
PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA DE LA AUDITORÍA	Preparado:	CR	10.06.08
Área Almacén	Revisado:	MPM	12.06.08
al 30 de junio de 2,008

Alcance

La evaluación del control interno se realizará mediante cuestionario tomando en consideración 50 artículos, iniciando desde el conteo físico, custodia, registro de ingresos y egresos, revisión de requisiciones y tarjetas kardex autorizadas por la Contraloría General de Cuentas

Objetivos Generales

•          Evaluar el Control Interno en el área de Almacén para conocer las políticas, procedimientos establecidos para dicha área.

•          Emitir el informe de las deficiencias encontradas, como resultado de dicha evaluación y establecer las recomendaciones pertinentes.

•          Velar por el cumplimiento de las políticas internas, leyes y regulaciones,

procedimientos inherentes al registro, salvaguarda física y uso adecuado de los recursos, en vista que son suministros, producto de erogaciones de fondos.

Objetivos Específicos

•          Elaboración  del  Programa  de  Auditoria  y  del  Cuestionario  para

Evaluación del Control Interno (papeles de trabajo).

•          Recopilación de la normativa legal.

•          Compilación de información relacionada a existencias de suministros, ingresos a Almacén, despacho de materiales y Tarjetas de Registro de

Cronograma de Actividades

Secretaría de la Presidencia de la República de Guatemala					Cédula:	A-1 4/7	Fecha
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES					Preparado:	CR	10.06.08
Área Almacén					Revisado:	MPM	12.06.08
ACTIVIDADES	NOMBRE		ASIGNADO	FECHA DEL	FECHA AL	H.H	H.H REAL
	PERSONAL		CARGO			ESTIMADAS
PLANIFICACION	Marvin Pineda		Supervisor	10/06/2008	12/06/2008	10	8
Familiarización	Carmen Rodríguez		Asistente	23/06/2008	23/06/2008	4	4
Revisión Archivo	Marvin Pineda		Supervisor	23/06/2008	23/06/2008	6	6
Permanente
Visita Preliminar	Marvin Pineda		Supervisor	23/06/2008	23/06/2008	8	8
	Carmen Rodríguez		Asistente
Programa de Auditoria.	Marvin Pineda		Supervisor	23/06/2008	24/06/2008	8	8
	Carmen Rodríguez		Asistente
Evaluación de Control	Carmen Rodríguez		Asistente	27/06/2008	27/06/2008	6	6
Interno
EJECUCIÓN DEL	Marvin Pineda		Supervisor	01/07/2008	15/07/2008	105	110
TRABAJO	Carmen Rodríguez		Asistente
Discusión Preliminar de	Marvin Pineda		Supervisor
	Carmen Rodríguez		Asistente	17/07/2008	21/07/2008	8	7
Hallazgos
	Carlos Lòpez		Jefe de Almacén
COMUNICACIÓN DE
RESULTADOS
Elaboración 1er.	Carmen Rodríguez		Asistente	21/07/2008	22/07/2008	10	10
Borrador Informe
Revision 1er.Borrador	Marvin Pineda		Supervisor	23/07/2008	23/07/2008	3	3
Informe
Elaboración 2do.	Carmen Rodríguez		Asistente	24/07/2008	25/07/2008	4	4
Borrador Informe
Revisiòn Aprobación	Priscila Rosales		Jefe de Auditoria	28/07/2008	29/07/2008	3	5
2do. Borrador	Marvin Pineda		Supervisor
Elaboración del Informe	Carmen Rodríguez		Asistente	30/07/2008	30/07/2008	7	7
definitivo
Aprobacón Informe	Priscila Rosales		Jefe de Auditoría	31/07/2008	31/07/2008	3	2
Definitivo
Firma y Presentación	Priscila Rosales		Jefe de Auditoría	31/07/2008	31/07/2008	1	1
Informe Definitivo
TOTALES						186	189