LA SUPERVISION EN EL
PROCESO DE AUDITORÍA
La supervisión en forma general es la habilidad para
trabajar con un grupo de personas sobre las que se ejerce autoridad, encaminada
a obtener de ellos el máximo rendimiento y eficacia, es un esfuerzo combinado
para llevar a buen cumplimiento el trabajo asignado. Se practica mejor en un
ambiente propicio y de cooperación por parte de quienes intervienen, incluyendo
naturalmente el supervisor.
En el proceso de auditoría, la supervisión es la función
encargada de participar activamente en sus aspectos más importantes, así como
de vigilar el trabajo de auditoría realizado por los miembros del equipo, con
el propósito de que se cumplan los objetivos y metas programadas con sujeción a
las disposiciones legales y normatividad vigente. La supervisión emite un
juicio critico y orientador para el mantenimiento de la calidad del trabajo y
proporciona a los miembros del equipo de auditoría que lo necesiten el
entrenamiento necesario para ejecutar posteriores trabajos de mayor importancia
y dificultad.
Niveles de Supervisión
Los niveles de supervisión en las actividades de
auditoría gubernamental son ejercidos por diferentes funcionarios y empleados,
en forma directa o indirecta y están constituidos por el Contralor General,
Subcontralor, Director de Planificación y Evaluación Institucional, Director y
Subdirector de la Unidad Operativa, Supervisor y Auditor Jefe de Equipo.
La supervisión es indispensable para la efectiva
ejecución de cualquier examen y
se ejerce en sentido vertical. Para efectos de la
auditoría gubernamental se establecen para el proceso de la auditoría, los
siguientes niveles:
·
Auditor jefe de equipo: Distribuirá y orientará el trabajo de los miembros del equipo, revisará el
contenido de los papeles de trabajo y la calidad de la evidencia preparada por
los miembros del equipo. Actividad que podrá ser cumplida por cualquier
integrante con experiencia para guiar las actividades asignadas a otros
miembros del equipo menos experimentados.
·
Supervisor: Efectuará la supervisión sistemática y oportuna del trabajo realizado por
el equipo de auditores, durante el proceso de la auditoría, así como, orientará
y prestará la asistencia técnica requerida.
·
Director de la unidad operativa: Revisará el contenido del borrador del informe de
auditoría, a base de los papeles de trabajo que considere necesarios, de
aquellos exámenes que por la importancia relativa ameritan este hecho.
Generalmente los informes son revisados por el subdirector o por un funcionario
de la más alta jerarquía de la unidad operativa, quienes además ejercen el
control de calidad interno.
·
Contralor o subcontralor: La aprobación, suscripción y trámite de los informes originados en las Direcciones
Regionales y Delegaciones Provinciales, estarán sujetos a las directrices que
emita el Contralor General. El control de calidad de las labores de auditoría
en todos los niveles, debe proporcionar la seguridad razonable de que el examen
realizado cumple con la normativa vigente, para lo cual es aconsejable se
adopte el criterio de supervisión en cadena entre los niveles antes citados.
Objetivos de la Supervisión
El Trabajo realizado por el equipo de auditores será
supervisado en forma sistemática y oportuna durante el proceso de la auditoría
para asegurar la adhesión a las normas profesionales.
Los auditores supervisores tendrán la responsabilidad de
cerciorarse que el personal encargado de efectuar la auditoría reciba la
orientación que garantice: la ejecución correcta del trabajo, el logro de los
objetivos de la auditoría y la debida asistencia y entrenamiento en el trabajo.
Igual situación deberá aplicarse a los consultores y especialistas contratados
para colaborar con el equipo de auditores.
Guía de Supervisión en el Proceso
de Auditoría
La función de supervisión, constituye una actividad
básica en el proceso de la auditoría, toda vez que su participación activa y
oportuna, asegura un nivel de calidad óptimo en su desarrollo y resultados, por
lo que es necesario incorporar al presente Manual, el contenido de la Guía de
Supervisión, en la que se describen las principales acciones que deben cumplir,
en las diferentes fases del proceso de la auditoría, los profesionales que
ejercen las funciones de supervisión.
Supervisión en la Planificación
Preliminar
Las Normas
respecto de la Planificación Preliminar establecen que al diseñar el
enfoque del trabajo, es indispensable establecer una estrategia para desarrollar
la auditoría, mediante la obtención de información actualizada dirigida a
validar el referido enfoque, tarea en la que participarán obligatoriamente el
supervisor y el jefe de equipo.
·
Objetivo
Garantizar la calidad de la auditoría mediante la
aplicación de una correcta y apropiada estrategia para diseñar el enfoque de la
auditoría.
·
Procedimientos
Los principales procedimientos que debe realizar el
supervisor en la planificación preliminar del examen, son los siguientes:
ü Comprobar que la orden de trabajo guarde relación con el
Plan Anual de Control, respecto a: objetivos, tipo de examen, alcance, período,
componentes o cuentas, tiempo estimado y recursos humanos necesarios.
ü Revisar conjuntamente con el auditor jefe de equipo, el
archivo permanente y corriente de papeles de trabajo para obtener la
información a utilizarse en la planificación.
ü Preparar con el jefe de equipo el programa para la
planificación preliminar, incluyendo la agenda y nómina de los funcionarios a
ser entrevistados.
ü Participar con el jefe de equipo en las entrevistas
programadas con las autoridades y servidores responsables, así como en el
recorrido por las instalaciones, para obtener y actualizar la información
general sobre la entidad y sus principales actividades sustantivas y adjetivas
e identificar globalmente las condiciones existentes.
ü Analizar con el jefe de equipo la información obtenida en
la revisión de los archivos, recopilación de información en la entidad y
entrevistas a los principales funcionarios; determinar en forma preliminar el
enfoque de la auditoría y preparar el Reporte de Planificación.
ü Poner a consideración del jefe de la unidad operativa el
Reporte de Planificación Preliminar para la validación del enfoque global de la
auditoría.
Supervisión en la Planificación
Específica
Respecto de la planificación específica la Normas
Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental determinan, procedimientos de
recopilación de información adicional, que se complementan en forma coherente
con la información obtenida en la planificación preliminar, con el propósito de
evaluar la estructura de control interno, calificar los riesgos de auditoría y
seleccionar los procedimientos sustantivos, actividades en la que participa el
supervisor y jefe de equipo.
El programa de supervisión para esta fase, considerará
que el plan específico de
auditoría que se formule, contenga entre otros los
siguientes elementos:
a) Objetivos generales de la auditoría y específicos por
áreas.
b) Alcance del trabajo en tiempo y en operaciones a examinar
relacionados con los objetivos específicos.
c) Descripción de las actividades principales y de apoyo.
d) Calificación de los factores de riesgo.
e) Grado de confianza programado para cada uno de los
componentes evaluados.
f)
Programas
específicos para aplicar las pruebas sustantivas y el alcance previsto.
g) Requerimientos de personal técnico y especializado.
h) Distribución del trabajo y tiempos estimados para
concluir el examen, ajustándose a lo establecido en la orden de trabajo.
i)
Uso de técnicas de
auditoría asistidas por el computador.
j)
Síntesis del
informe resultante de la evaluación de la estructura de control interno.
·
Objetivo
Lograr una adecuada organización del trabajo a ejecutarse
a través de procedimientos y alternativas de acción que contribuyan a la
consecución de los objetivos de la auditoría en forma eficiente, efectiva y
económica.
·
Procedimientos
Los principales procedimientos, que entre otros debe
aplicar el supervisor en la fase de planificación específica del examen, son
los siguientes:
ü Elaborar los programas de supervisión a aplicarse en las
respectivas fases del proceso de auditoría.
ü Comprobar que el jefe de equipo identifique a los
funcionarios y exfuncionarios de la entidad vinculados con el ente o área a
examinar y comunicar el inicio del examen, de conformidad con la normativa
legal vigente.
ü Analizar la información obtenida en la planificación
preliminar para determinar posibles áreas críticas y componentes a ser
evaluados.
ü Revisar los programas o cuestionarios elaborados para
evaluar la estructura de control interno del área, cuenta, rubro, actividad,
entre otros, e instruya respecto de su aplicación.
ü Revisar los resultados de la evaluación del control
interno y participar en la redacción del informe respectivo.
·
Evidencias
En las fases de planificación, el supervisor dejará
evidencias de su labor, mediante su rúbrica o sumilla entre otros, en los
siguientes documentos:
·
Reporte de
planificación preliminar
·
Cuestionarios de
Matriz de calificación de los factores de riesgo
·
Plan de muestreo
·
Programas de
auditoría
·
Informe sobre
evaluación de control interno
·
Programas de
supervisión.
Supervisión en la Ejecución del
Trabajo
El programa de supervisión para esta fase en que se
aplican los procedimientos específicos de auditoría, pondrá énfasis en la
identificación de los hallazgos y en la obtención de la evidencia suficiente y
competente, para demostrar la veracidad de los resultados alcanzados en cada
componente examinado y en las afirmaciones contenidas en los reportes o
informes de la entidad, como base para emitir la opinión y conclusiones
correspondientes.
·
Objetivo
Orientar y evaluar el trabajo asignado a los miembros del
equipo para que éste se desarrolle con independencia, objetividad y en armonía
con las disposiciones legales, normativas y técnicas que rigen la profesión del
auditor.
·
Procedimientos
Los principales procedimientos que debe cumplir el
supervisor, para que la ejecución del trabajo se realice de acuerdo con los
objetivos propuestos, son los
siguientes:
ü Presentar a la máxima autoridad de la entidad a los
miembros del equipo y solicitar la colaboración y facilidades apropiadas para
desarrollar el trabajo.
ü Instruir al jefe de equipo y operativos sobre:
asistencia, permanencia, puntualidad, niveles jerárquicos para suscripción de
comunicaciones y lineamientos generales del examen a ejecutarse.
ü Con el jefe de equipo distribuir en forma equitativa y
razonable las actividades programadas, considerando la capacidad y experiencia
de los miembros del equipo. Asignando al referido jefe las tareas más importantes.
ü Preparar y desarrollar el cronograma de visitas al equipo
de auditoría.
ü Determinar con los miembros del equipo, la estructura de
los papeles de trabajo para el análisis de los componentes o cuentas a examinar,
de manera que sean objetivos, claros en su redacción, precisos en sus resultados
y con referencia a la fuente de información utilizada.
ü Determinar el grado de aplicación de los programas de
auditoría y verificar si están respaldados con los papeles de trabajo
respectivos y evaluar la evidencia obtenida.
ü Verificar que los hallazgos de auditoría, se encuentren
debidamente desarrollados, asegurando que la evidencia documental recopilada
sea suficiente y competente y los resultados del examen objetivos y concluyentes.
Documentar
las reuniones que se realice.
- Revisar los asientos de ajuste o reclasificación
propuestos por el equipo de auditoría con el fin de determinar su procedencia,
exactitud y veracidad. Igual tratamiento se seguirá con las desviaciones de
control interno que requieran acciones correctivas inmediatas.
- Disponer y verificar que el auditor jefe de equipo, en
el transcurso del examen, redacte el borrador del informe de acuerdo con lo
previsto en el capítulo VII de este manual, incluyendo la referencia cruzada
entre los papeles de trabajo y el informe.
- Efectuar una revisión exhaustiva de los papeles de
trabajo, principalmente de aquellos que presentan hechos que a criterio del
jefe de equipo constituyan desviaciones, que ameritan el establecimiento de responsabilidades
administrativas o civiles.
- Solicitar el estudio y asesoramiento legal, previo al
trámite de las responsabilidades de carácter civil y presunciones de
responsabilidad penal.
- Cuando haya casos de presunción de responsabilidad
penal, asegurar que la evidencia obtenida sea suficiente y competente, que se
haya efectuado el requerimiento del faltante y que se cumplan los trámites
legales correspondientes.
- Comprobar que los papeles de trabajo se archiven en forma
ordenada.
- Revisar los avances de trabajo elaborados por el jefe
de equipo y presentar
su reporte mensual de supervisión al jefe de la unidad
operativa.
- Detallar las instrucciones para el jefe de equipo en
las hojas de supervisión
y posteriormente verificar su cumplimiento.
·
Evidencias
La supervisión se evidencia con la sumilla o rúbrica,
entre otros, en los siguientes documentos:
o Reportes de avance de trabajo
o Papeles de trabajo y expedientes
o Comunicaciones producidas por el equipo
o Estructura del informe
o Hojas de supervisión
Supervisión en la Comunicación de
Resultados
El supervisor tendrá presente en el proceso de la
auditoría, que se proceda a comunicar los resultados del examen de manera
verbal y escrita a la administración de la entidad y jefatura de la unidad de
auditoría. Estas acciones se cumplen en los siguientes momentos estratégicos:
o Al comunicar el inicio de la auditoría.
o Al entrevistar a los principales funcionarios.
o Al informar sobre la evaluación del control interno.
o Al informar los resultados obtenidos en el transcurso del
examen mediante la lectura del borrador del informe final.
·
Objetivo
Asegurar que los resultados de la auditoría sean
objetivos y concluyentes e informados oportunamente a los directivos de la
entidad a fin de que las acciones correctivas que se formulen a través de las
recomendaciones, superen las deficiencias de carácter financiero y
administrativo que se hayan detectado.
·
Procedimientos
ü Promover reuniones con los directivos y empleados de la
entidad examinada, para comunicar los resultados que se van obteniendo, los que
serán debidamente documentados.
ü Revisar y validar el contenido y redacción del borrador
del informe, asegurándose que éste considere entre otros, los siguientes
aspectos:
ü Que el informe incluya todos los aspectos de importancia resultantes
del examen y no se consideren aquellos que han sido solucionados en el
transcurso del examen.
ü Que los comentarios contengan el título y los atributos
del hallazgo: condición, criterio, causa y efecto, con las respectivas conclusiones
y recomendaciones.
ü Que la redacción y presentación del informe se lo haga
con objetividad, precisión, concisión, tono constructivo, importancia relativa,
claridad y simplicidad, respaldado con la evidencia necesaria y en forma
razonable y oportuna, de modo que sea convincente, facilite a los usuarios su
comprensión y promueva la efectiva aplicación de las acciones correctivas.
ü Que el expediente de papeles de trabajo esté organizado
conforme a las disposiciones y normativas vigentes
·
Evidencia
En la fase de comunicación de resultados, la evidencia de
supervisión se dejará en los siguientes documentos, entre otros:
- Rúbrica en cada uno de las hojas del informe, memorando
de antecedentes y síntesis, tanto en los borradores como en los ejemplares
oficiales.
- Firma en el acta y más documentos que sustenten la
comunicación de resultados.
- En las hojas y expediente de supervisión.
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