Revision de Archivo Permanente y Corriente

Objetivo General

ARCHIVO PERMANENTE: Facilitar la preparación de papeles de trabajo, especialmente para aquellas áreas que requieren la referencia de documentos tales como contratos, dictámenes etc. que regulan operaciones que se extienden a varios períodos.

ARCHIVO CORRIENTE: Facilitar la administración de todos los documentos que sirvieron de evidencia, comunicación e información durante la ejecución de la auditoría.

                ESPECIFICOS

ARCHIVO PERMANENTE

ü  Facilitar el proceso de familiarización, a través de un conocimiento general de la entidad.

ü  Documentar los hallazgos detectados con los criterios técnicos, legales o contables que debieron observarse.

ü  Servir de fuente de consulta para la planificación de las auditorías.

ARCHIVO CORRIENTE

ü  Servir de apoyo para la planificación de auditorías subsecuentes.

CREACION Y ACTUALIZACION DEL ARCHIVO PERMANENTE

DEFINICIÓN

Es la recopilación y organización de documentos que contiene copias y extractos de información de utilización continua o necesaria para futuras auditorías.

Estos documentos, contienen información legal, reglamentaria, organizativa, metodológica, contractual y otras, debidamente clasificada y archivada, relativa a la entidad y sus operaciones, con vigencia de un año o más, la cual es de interés y utilización continua para la planificación y ejecución de las auditorías.

Esta información debe recopilarse al iniciarse una primera auditoría y actualizarse en las auditorias subsecuentes.

El objetivo principal de preparar y mantener un archivo permanente es el de tener disponible la información que se necesita en forma continua sin tener que reproducir esta información cada año. El archivo permanente debe contener toda aquella información que es válida en el tiempo y no se refiere exclusivamente a un solo período. Este archivo debe suministrar al equipo de auditoría la mayor parte de la información sobre la entidad para llevar a cabo una auditoría eficaz y objetiva. Contiene información que servirá para auditorias posteriores.

Ventajas del Archivo Permanente: Hace posible que el análisis y revisión de las cuentas del período sea más riguroso, ya que existe información comparativa con años anteriores. Un más rápido y mejor entendimiento por el auditor de las características principales de la entidad. Reduce el tiempo de ejecución y revisión de la auditoria. Evita muchos problemas en el caso de que sea necesario cambiar el equipo de auditoria.

RESPONSABLES

El proceso de creación y actualización es responsabilidad de:

Director de Auditoría Interna

Debe velar porque los auditores dispongan de todos los recursos y el apoyo necesario para obtener la información que permita mantener actualizado el archivo permanente.

Además debe velar porque la creación y actualización del archivo permanente se efectúe técnicamente, para apoyar el mantenimiento de la base de datos documental de la Contraloría General de Cuentas.

Supervisor

Debe velar porque el archivo permanente se cree oportunamente cuando es una primera auditoría, y que se actualice en las auditorías recurrentes, en el proceso de familiarización, planificación y ejecución del trabajo de auditoría.

Auditores

Deben apoyar al supervisor en la planificación de las auditorías y en la ejecución del trabajo, y velarán porque el archivo permanente se organice y actualice de acuerdo a la metodología implementada.

Asimismo, son responsables de obtener toda la información y documentación necesaria durante la ejecución del trabajo, para la actualización del archivo permanente.

Funcionarios y empleados de la entidad

Deben proporcionar toda la documentación e información en los plazos y forma solicitados por el equipo de auditoría.

PROCEDIMIENTO

De acuerdo a las Normas de Auditoría Interna Gubernamental, durante el proceso de las auditorías los auditores están obligados a crear o actualizar el archivo permanente, para lo cual se debe utilizar el siguiente procedimiento:

1 Estructura

Para la creación del archivo permanente, se debe tomar como referencia la siguiente estructura básica, la cual no es limitativa, sino por el contrario, es indicativa, por lo tanto, el contenido final de cada archivo dependerá entre otros aspectos, de la naturaleza de la entidad, sus operaciones y las necesidades de información de la Unidad de Auditoría Interna.

1.1) Caratula

1.2) Elaboración del índice

La elaboración del índice debe hacerse con base a la estructura y al análisis y clasificación de la información recopilada, cada sección del archivo permanente debe identificar los documentos que contiene, con base en el número correlativo asignado, con el fin de asegurar su fácil localización y control.

1.3) Información general

Identificación de la dependencia (programa, proyecto, dirección etc.) - Dirección, teléfono, fax, E mail, etc. - Autoridades superiores y sus generales - Misión y visión institucional.

1.4)  Estructura organizacional

- Manuales de Organización

- Manuales de Funciones

- Manuales de Normas y Procedimientos (operativos técnicos, recursos humanos, informática etc.)

  Organigramas

- Ubicación geográfica de programas y proyectos

- Integración de unidades ejecutoras por programa

1.5)  Leyes y Regulaciones

- Ley Orgánica

- Reglamento Orgánico y reglamentos internos

- Decretos, acuerdos gubernativos que regulen la entidad

1.6) Planificación de Operaciones

- Plan Operativo Anual

- Planes de trabajo

- Cronogramas de actividades

1.7) Información Administrativa

- Extractos de Contratos administrativos (prestamos, donaciones,

- fideicomisos, asistencia técnica construcción, arrendamientos, personal etc.)

- Extractos de actas de Junta Directiva, de Juntas de Licitación etc )

- Principales políticas institucionales (compras, personal etc.)

- Flujogramas de los procesos más importantes (compras, nóminas)

1.8) Información Presupuestaria, Contable y Financiera

- Políticas, contables y presupuestarias

- Normas presupuestarias

- Manuales contables

- Manuales de presupuesto

- Estados financieros

- Estados de ejecución y liquidación del presupuesto

- Informes de auditoría

- Integraciones de las principales cuentas de activos y pasivos

2 Actualización

La actualización del archivo permanente es indispensable para que los auditores se apoyen eficientemente en el proceso de la auditoría. El archivo será de utilidad en la medida que la información que contiene, esté debidamente clasificada y actualizada.

La clasificación y actualización de la información del archivo permanente es  una actividad que debe estar inmersa en el proceso de toda auditoría. La consulta de la información, permitirá al auditor evaluar la utilidad de la misma para decidir si se desecha, o si por el contrario, debe seguir

Figurando.

2.1)  Acceso y utilización

El archivo permanente, es una de las principales fuentes de evidencia, de consulta constante por parte de los auditores, por lo tanto su acceso o utilización debe estar normado por la Unidad de Auditoría Interna.

2.2) Identificación de la información, análisis, clasificación, y archivo

Este proceso deberá delegarse a una persona de la Unidad de Auditoría Interna, quien realizará sus actividades conforme a los procedimientos que establezca el Jefe de la misma.

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CORRIENTE

DEFINICIÓN

Es un legajo que se organizará con los papeles de trabajo elaborados y obtenidos en la última auditoría practicada, que tienen vigencia de un año, y que sirvieron de evidencia en la comunicación de información durante el proceso de ejecución del trabajo y como soporte del informe final de la auditoría.

Asimismo, estos documentos sirven para una adecuada administración de la ejecución de la auditoría, y cuando procede, para el trámite de acciones legales y administrativas.

El archivo corriente contiene toda la información recopilada durante el desarrollo del trabajo de campo: las pruebas, análisis, gráficos, muestras analizadas y los procedimientos utilizados, los cuales en su conjunto y aplicándoles un sistema técnico de organización y referenciarían se constituyen en la evidencia del examen de una unidad auditable

Su importancia radica en que dentro de este archivo se encuentra toda la evidencia y la extensión de  los procedimientos de auditoria contenidos tanto en las pruebas de cumplimiento como en las 

Pruebas sustantivas, algunos de los documentos incluidos dentro de este archivo son:

• Cédulas sumarias
• Cédulas de detalle
• Cédulas analíticas
• Hojas de hallazgos
• Narrativas
• Cuestionarios de control interno 
• Programas de auditoria.  

RESPONSABLES

Director de Auditoría Interna

Debe velar porque los auditores dispongan de todos los recursos y apoyo para que organicen el archivo corriente oportuna y técnicamente, de acuerdo a la metodología establecida en la presente guía.

Supervisor

Debe velar porque el archivo corriente se cree oportunamente, es decir, desde el inicio de la auditoría, durante la ejecución del trabajo y hasta su terminación, de acuerdo a la metodología implementada, ejecutando una labor de seguimiento oportuno y permanente en todo el proceso de la auditoría.

Auditores

Son responsables de organizar toda la información y documentación que comprenderá el archivo corriente en el proceso de la auditoría.

PROCEDIMIENTO

El archivo corriente se debe estructurar de la forma siguiente:

1        Estructura

La siguiente estructura básica, no es limitativa, sino por el contrario, es indicativa, por lo tanto, el contenido final de cada archivo dependerá entre otros aspectos, de las necesidades de información, comunicación, evidencia y otros durante la ejecución de la auditoría.

1.1) La estructura básica del archivo corriente es la siguiente:

• Planificación

• Informe

• Acciones legales

• Administrativo

 

 Carátula

Contenido (Índice)

1. Planificación

En esta área se deben archivar todos aquellos papeles, documentos y otros que sirvieron de base para planificar la auditoría, que como mínimo debe incluir lo siguiente:

- Papeles de Trabajo que sirvieron para la elaboración del memorando de planificación.

- Familiarización

- Programa para realizar la visita preliminar

- Evaluación preliminar del control interno

- Evaluación aspectos legales, normativos y reglamentarios

- Memorando de Planificación Específica

- Programas de auditoría.

- Cuestionarios de control interno

Informe

En esta área se deben archivar todos los documentos relacionados con el informe, de la siguiente manera:

• Resumen Gerencial

• Informe Final de la auditoría debidamente referenciado a papeles de trabajo.

• Borradores del Informe, con evidencia de revisión por el Supervisor, y Director de Auditoría (tantas copias, como fueran necesarias de acuerdo al proceso de revisión)

Acciones Legales

En esta área se deben archivar todos los documentos que originaron alguna acción legal o administrativa derivada de la auditoría, siendo los siguientes:

• Actas suscritas

• Solicitudes de Sanciones

• Denuncias

• Otros

Administrativo

En esta área se debe archivar toda la documentación que sirvió para la obtención de evidencias y comunicación entre el equipo de auditoría y la entidad auditada, tales como: correspondencia interna y externa, confirmación con terceros, etc., de la siguiente manera:

 

• Nombramientos del personal asignado a la auditoría

• Carta de Representación (salvaguarda)

• Hoja de pendientes

• Hojas de revisión de papeles de trabajo

• Estados financieros de la entidad

• Comentarios de la administración

• Correspondencia interna, por áreas o cuentas examinadas.

• Correspondencia externa, por áreas o cuentas examinadas.

• Copias de confirmaciones efectuadas en la auditoría, por áreas y cuentas examinadas.

• Copias de reportes, integraciones, estados de cuenta bancarios, y otros documentos que   sirvieron para la obtención de evidencias, selección de muestras y para efectuar otras pruebas en la auditoría. (Por áreas y cuentas examinadas)

• Otros

Acceso y utilización

El archivo corriente es una de las principales fuentes de evidencia y de consulta constante por parte de los auditores, durante la ejecución de la auditoría, por lo tanto, su acceso o utilización debe estar normado, por el Director de Auditoría Interna.  

Identificación de la información, análisis, clasificación y archivo

Este proceso deberá delegarse a una persona de la Unidad de Auditoría Interna, quien realizará sus actividades conforme a los procedimientos que establezca el Jefe de la misma.

ANEXOS

estructura de Archivo Permanente